Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Studierendenschaft der Universität Münster,
vertreten durch den Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA)
Scharnhorststraße 48
48151 Münster
E-Mail: asta.vorsitz@uni-muenster.de

2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Sozialberatung und der Bearbeitung Ihres Antrags auf finanzielle Unterstützung.
Dies umfasst Informationen über Ihre finanzielle Lage, persönliche Daten sowie weitere relevante Informationen, die zur Bearbeitung Ihres Antrags erforderlich sind.

Die Stabsstelle Universitätsförderung der Universität Münster erhält Einsicht in Ihre Adressdaten, Kontodaten sowie die von uns verfasste Begründung Ihrer Notlage, soweit dies zur Verwaltung der Fördermittel, zur Prüfung der Mittelvergabe und zur haushaltsrechtlichen Dokumentation erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden vom AStA verarbeitet und in Systemen gespeichert, die bei der Hetzner Online GmbH betrieben werden.
Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Grundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO – in Verbindung mit § 3 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) – zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse im Rahmen der Sozial- und Finanzberatung der Studierendenschaft,
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – soweit im Einzelfall eine vertragliche Vereinbarung (z. B. Darlehen oder Rückzahlungsvereinbarung) mit Ihnen geschlossen wird,
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit Sie freiwillig zusätzliche Angaben machen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

4. Art der erhobenen Daten:
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Hochschule, Matrikelnummer, Studiengang
Finanzielle Angaben (z. B. Einkommen, Schulden)
Weitere persönliche Informationen (z. B. Geburtsdatum, Familienstand)
Freiwillig mitgeteilte personenbezogene Daten (z. B. zusätzliche Angaben zur sozialen oder finanziellen Situation)

5. Speicherdauer und Löschung 
Die im Rahmen des Ticket- und Antragsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs und zur Erfüllung der damit verbundenen rechtlichen Pflichten erforderlich ist.

Nach Abschluss des Antragsverfahrens und Erfüllung aller rechtlichen und administrativen Anforderungen werden die Daten grundsätzlich noch bis zu drei Jahre aufbewahrt. Diese Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB und dient dem Nachweis der ordnungsgemäßen Bearbeitung sowie der Abwehr möglicher Rechtsansprüche. Die Löschung erfolgt derzeit manuell in einem festgelegten Turnus.
In absehbarer Zeit ist die Einführung eines automatisierten Löschverfahrens vorgesehen, das eine fristgerechte und datenschutzkonforme Entfernung der Daten ohne manuelles Eingreifen sicherstellt. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuer- oder haushaltsrechtliche Vorschriften) eine längere Speicherung erfordern, werden die betreffenden Daten bis zum Ablauf dieser Fristen gesperrt und anschließend gelöscht.

6. Empfänger und Hosting / Auftragsverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt primär durch die für Sie zuständigen Teams innerhalb des AStA.
Unsere Systeme werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, als Auftragsverarbeiter betrieben.
Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Hetzner verarbeitet Daten ausschließlich nach Weisung des AStA und auf Basis dokumentierter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs). Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben.

7. Datenübermittlung in Drittländer
Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Sollte sich dies ausnahmsweise ändern (z. B. bei Wahl eines nicht-EU-Standorts), erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO (insb. Standardvertragsklauseln/Angemessenheitsbeschlüsse). Sie werden vorab informiert.

8. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht:
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

9. Datenschutzbeauftragte Person

Der Allgemeine Studierendenausschuss (AStA) der Universität Münster ist eine rechtsfähige Teilkörperschaft des öffentlichen Rechts gemäß § 53 Hochschulgesetz NRW. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt. Es wurde eine interne Datenschutz-Kontaktstelle eingerichtet, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen koordiniert:

Kontaktstelle für Datenschutzfragen
AStA der Universität Münster
Datenschutz
Schlossplatz 1
48149 Münster
E-Mail: asta.vorsitz@uni-muenster.de

Bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Münster wenden:
Universität Münster
Datenschutzbeauftragte:r
Schlossplatz 2
48149 Münster
E-Mail: datenschutz@uni-muenster.de

10. Zuständige Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Web: https://www.ldi.nrw.de

11. Kontaktinformation
Für Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit unter der Angabe Ihrer Ticketnummer an uns wenden.

AStA der Universität Münster
AStA Sozialberatung
Schlossplatz 1
48149 Münster
asta.soziales@uni-muenster.de
02518322281

12. Freiwilligkeit der Datenbereitstellung
Die Bereitstellung der Daten ist für die Bearbeitung Ihres Antrags erforderlich. Ohne diese Daten kann der Antrag nicht bearbeitet werden. 

13. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.
Jeder Antrag wird von einem Mitarbeiter der Sozialberatung persönlich geprüft und bewertet.

14. Cookies und Tracking
Technisch notwendige Cookies:
Unser Ticketsystem verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb und die Bereitstellung der Funktionen erforderlich sind.
Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).

Einsatz von Matomo (lokale Webanalyse)
Zur anonymisierten Auswertung der Nutzung unseres Online-Angebots betreiben wir auf derselben Serverumgebung bei der Hetzner Online GmbH eine eigene Instanz der Open-Source-Webanalyse-Software Matomo.

Matomo wird in einer datenschutzfreundlichen Konfiguration betrieben:
Keine Verwendung von Cookies („Tracking ohne Cookies erzwingen“)
Anonymisierung der IP-Adresse: Die letzten zwei Bytes der IP-Adresse werden entfernt (z. B. 192.168.xxx.xxx).
Pseudonymisierung von Benutzer-IDs, keine Profilbildung über mehrere Sitzungen.
Do-Not-Track-Signale von Browsern werden beachtet.
Keine Übermittlung an Dritte oder in Drittländer.
Regelmäßige Löschung bzw. Anonymisierung älterer Daten nach festgelegtem Turnus.

Es werden ausschließlich pseudonymisierte Nutzungsdaten verarbeitet.
Die Analyse dient ausschließlich der statistischen Verbesserung und der Systemsicherheit unseres Online-Angebots.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, da sie der Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse dient (Optimierung und barrierearme Bereitstellung des Angebots). Eine Weitergabe der erhobenen Informationen an Dritte erfolgt nicht.

15. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.